תפעול מתקדם

דוח שבועי ודוח חודשי לעסק יופי: שמונה מספרים ורבע שעה

רוב בעלי העסקים יודעים כמה נכנס לחשבון ולא יודעים למה. שמונה מספרים, רבע שעה בשבוע, והחודש הבא כבר לא הפתעה.

המספרים שלא צריכים רואה חשבון

רואה החשבון רואה את החודש שלושה חודשים אחרי שהוא נגמר. את צריכה לראות אותו בזמן שעוד אפשר לשנות משהו. שמונה מספרים, כולם מהיומן ומהקופה, ברבע שעה. דוח חודשי למספרה הוא לא גיליון עם 40 עמודות, הוא שמונה מספרים שאת מכירה בעל פה.

ארבעה מספרים לשבוע

בסוף כל שבוע, ביום קבוע.

• הכנסה לשעת עבודה: כמה נכנס חלקי כמה שעות טיפול היו. המספר היחיד שמשווה שבוע לשבוע בלי קשר לאורך השבוע.
• תפוסה: כמה מהשעות הפתוחות נמכרו. מתחת ל-65 אחוז, צריך לקוחות. מעל 90, צריך להעלות מחיר או להוסיף כיסא.
• הברזות וביטולים מאוחרים: מספר, לא אחוז. מעל שלושה בשבוע, התזכורות או המקדמות לא עובדות.
• לקוחות חדשות: כמה, ומאיפה. אפס שבועיים ברצף הוא סימן לפני שהוא בעיה.

ארבעה מספרים לחודש

בסוף החודש, אחרי סגירת הקופה האחרונה.

• הכנסה לפי שירות: איזה שירות מכניס הכי הרבה לשעה, לא הכי הרבה בסך הכל. לפעמים המילוי הפשוט עוקף את הבנייה המפוארת.
• לקוחות שלא חזרו: כמה לקוחות קבועות עברו פעמיים המחזור שלהן בלי תור. זו הרשימה להודעות של השבוע הבא.
• חובות פתוחים ומכירת מוצרים: כמה מגיע לך שעוד לא נכנס, וכמה נמכר מעבר לטיפולים.
• SMS: כמה נשלחו, כמה נכשלו, וכמה נשאר במכסה. הודעות שנכשלות הן לקוחות שלא קיבלו תזכורת.

מה עושים כשמספר זז

המספרים לא מעניינים בעצמם, הם מעניינים כשהם משתנים. הכנסה לשעה שירדה חודשיים ברצף: או המחירים, או תמהיל השירותים, או הנחות שהצטברו. תפוסה שעלתה מעל 90: העלאת מחיר קטנה או פתיחת שעות. לקוחות חדשות שנעלמו: הקישור נפל מהביו או שדף גוגל לא עודכן. כל מספר שזז מספר סיפור, ורבע שעה מספיקה לקרוא אותו.

איפה המספרים

אם היומן והקופה במערכת אחת, הדוח כבר קיים: הכנסות לפי שירות ולפי איש צוות, תורים לפי סטטוס, לקוחות חדשות וכאלה שלא חזרו, הודעות שנשלחו. אין מה להקליד לאקסל. אם היומן במחברת והקופה בראש, המספרים לא קיימים, ואז החודש נגמר בהפתעה בכל פעם.

הטקס

יום קבוע, שעה קבועה, קפה. ראשון בבוקר לפני הלקוחה הראשונה, או שישי אחרי האחרונה. רבע שעה, שמונה מספרים, ושלוש החלטות לשבוע הבא. עסקים שעושים את זה לא נראים אחרת מבחוץ, הם פשוט לא מופתעים.

שאלות שכולן שואלות

מה המספר החשוב ביותר לעסק יופי?

הכנסה לשעת עבודה בפועל. הוא משלב מחיר, תפוסה ומהירות, ומאפשר להשוות שבוע לשבוע. אם הוא עולה, כמעט הכל בסדר.

כמה תפוסה נחשבת טובה במספרה?

בין 70 ל-85 אחוז מהשעות הפתוחות. פחות מזה יש חורים, יותר מזה אין מקום לגמישות ולעליית מחיר.

האם צריך אקסל כדי לעקוב אחרי המספרים?

לא, אם היומן והקופה במערכת אחת שמפיקה דוחות. אקסל נחוץ רק כשהנתונים מפוזרים, וזה בדיוק מה שכדאי להימנע ממנו.