קליניקות והסרת שיער

יומן קליניקה עם רופא וטכנאיות: חדרים, מכשירים ואנשים באותו לוח

ברגע שיש שני חדרים, שלוש טכנאיות ורופא שמגיע פעמיים בשבוע, היומן הוא לא רשימת תורים אלא פאזל. הדרך לבנות אותו כך שהקישור לקביעה לא יבטיח מה שאי אפשר לקיים.

שלושה משאבים, לא אחד

במספרה תור צריך ספר וכיסא, והם באים ביחד. בקליניקה תור לייזר צריך טכנאית מוסמכת למכשיר הזה, את המכשיר עצמו, וחדר שמתאים לו. תור הזרקה צריך את הרופא, שנמצא רק בימי שני וחמישי. אם היומן מכיר רק אנשים, הוא יקבע שני טיפולי לייזר על מכשיר אחד, או הזרקה ביום שהרופא לא מגיע. ניהול יומן קליניקה אסתטית מתחיל בהחלטה מה המשאב שמגביל כל שירות.

הכלל: כל שירות משויך למי שיכול לבצע אותו

הדרך הפשוטה ביותר לבנות את זה ברוב המערכות היא לשייך כל שירות לאנשי הצוות שמבצעים אותו בפועל, ולתת לכל טכנאית שעות עבודה שמשקפות מתי החדר והמכשיר שלה זמינים. ״לייזר אלכסנדרייט״ משויך לשתי הטכנאיות שהוסמכו, ובשעות שבהן המכשיר בשירות הוא פשוט לא מופיע. ״הזרקות״ משויכות רק לרופא, ושעות העבודה שלו הן שני וחמישי 15:00 עד 20:00. הלקוחה שקובעת דרך הקישור רואה רק שילובים אפשריים.

• שירות אחד לכל שילוב של מכשיר וסוג טיפול, עם משך אמיתי כולל הכנת החדר.
• כל טכנאית משויכת רק לשירותים שהוסמכה להם.
• מכשיר שיש ממנו אחד: מקצים אותו לטכנאית אחת בכל משמרת, וכך אי אפשר לקבוע שניים במקביל.
• הרופא כאיש צוות עם שעות משלו, ורק שירותים רפואיים משויכים אליו.
• חדר שמשמש להכנה או להתאוששות: חסימת זמן קבועה, לא תור.

יום הרופא

רופא שמגיע פעמיים בשבוע הוא המשאב היקר ביותר בקליניקה, ויום שלו עם חורים הוא הפסד שאי אפשר להשלים. שני דברים עוזרים: לפתוח את יום הרופא לקביעה מקוונת חודש מראש ולא שבוע, ולשלוח לכל מי שסיימה ייעוץ ומחכה לטיפול תזכורת אוטומטית כשהיום הבא נפתח. ורשימת המתנה ליום הרופא: כשלקוחה מבטלת, המערכת מציעה את השעה לממתינות, ותוך שעה החור מלא.

הכנת חדר היא זמן, לא הפסקה

בין שני טיפולים יש ניקוי, החלפת מצעים, כיול מכשיר, ולפעמים חימום. אם המשך של השירות לא כולל את זה, הטכנאית מאחרת מהטיפול השני ואילך וכל היום נגרר. רשמי את המשך האמיתי, ומדדי אותו פעם בשבוע רגיל: מרגע שהלקוחה נכנסת ועד שהחדר מוכן לבאה.

מה הרופא רואה, מה הטכנאית רואה, מה המזכירה רואה

בקליניקה, לא כולם צריכים לראות הכל. הטכנאית רואה את היומן שלה ואת כרטיסי הלקוחות שלה. הרופא רואה את התיקים הרפואיים של מי שאצלו. המזכירה רואה את כל היומן אבל לא את ההערות הרפואיות. הבעלים רואה הכל, כולל הכסף. מערכת עם הרשאות לפי תפקיד מאפשרת את זה בלי שמישהו ידפיס יומן על הקיר.

המדד

תפוסה לכל משאב בנפרד, כל שבוע: כמה שעות המכשיר עבד מתוך כמה שהיה זמין, וכמה שעות הרופא טיפל מתוך כמה שהיה בקליניקה. מכשיר ב-40 אחוז תפוסה הוא מכשיר שלא צריך היה לקנות עוד אחד ממנו. רופא ב-95 אחוז הוא רופא שצריך יום נוסף. דוח לפי איש צוות ולפי שירות נותן את שני המספרים.

שאלות שכולן שואלות

איך מונעים קביעה של שני טיפולים על מכשיר אחד?

מקצים את המכשיר לטכנאית אחת בכל משמרת ומשייכים את השירות רק אליה בשעות האלה. כך היומן, וגם הקישור לקביעה, לא מאפשרים שני תורים במקביל על אותו מכשיר.

האם הרופא צריך להיות משתמש במערכת?

כן, כאיש צוות עם שעות משלו ועם הרשאה לתיקים הרפואיים. כך אפשר לקבוע אליו רק בימים שהוא נמצא, והוא רואה את מי שמגיעה אליו בלי לבקש רשימה מהמזכירה.

מה עושים עם טיפול שדורש שתי טכנאיות?

מגדירים אותו כשירות של הטכנאית הראשית, וחוסמים לשנייה זמן מקביל. אם זה תדיר, שווה לבדוק מערכת שתומכת בשיוך של יותר מאיש צוות אחד לתור.