קביעת תורים

איך מגדירים שעות עבודה שמונעות חורים ביומן

חור של 25 דקות בין תור לתור הוא לא הפסקה, הוא הפסד. ורובם לא נוצרים על ידי הלקוחות, אלא בהגדרות שקבעת פעם אחת ובשלוש שניות שבהן את אומרת בטלפון ״בואי ב-12:30״.

חור ביומן הוא לא זמן פנוי

25 דקות בין תור לתור זה לא הפסקה. זה קצר מדי בשביל למכור למישהי, ארוך מדי בשביל לעשות בו משהו אמיתי, ואת עומדת במספרה בלי להרוויח. זה החור. וברוב המקרים הוא לא נוצר על ידי הלקוחות. הוא נוצר בהגדרות שלך, ובדרך שבה את משבצת את היום.

החשבון שווה עשייה: 40 דקות של חורים ביום, 5 ימים בשבוע, זה 3 שעות ו-20 דקות בשבוע. בחודש זה כ-14 שעות. אם שעת עבודה במספרה שלך שווה בערך 150 ₪, מדובר בקרוב ל-2,100 ₪ בחודש שבהם את נמצאת במקום העבודה והוא לא מחזיר לך כלום.

החדשות הטובות הן שרוב החורים האלה נסגרים בהגדרה אחת נכונה ובהרגל אחד קטן בטלפון, ולא בעבודה יומיומית.

שעת הסגירה היא הרגע שבו הלקוחה האחרונה יוצאת

זו הטעות הכי נפוצה, והיא מייצרת גם חורים וגם ערבים ארוכים מדי. אם רשמת ״עד 20:00״ כי בשעה הזאת את רוצה לנעול, אבל ההגדרה נקראת כשעת ההתחלה האחרונה, מכרת לעצמך תור שנגמר ב-20:45.

הכלל: קצה החלון הוא הרגע שבו הלקוחה האחרונה יוצאת מהדלת, לא הרגע שבו היא מתיישבת. אותו דבר בבוקר. אם את פותחת ב-09:00 אבל צריכה 15 דקות להדליק, לסדר ולהכין קפה, החלון מתחיל ב-09:15. אחרת התור הראשון של היום דוחף אותך באיחור לתוך כל השאר.

הבדיקה לוקחת דקה: קבעי לעצמך תור דמה בשעה האחרונה של היום ותראי מתי הוא נגמר. אם התשובה מפתיעה אותך, ההגדרה שגויה.

מאיפה החורים באמת מגיעים בשבוע עבודה

אחרי ששעות הפתיחה מוגדרות כמו שצריך, נשארים החורים שנולדים תוך כדי השבוע. הם כמעט אף פעם לא מגיעים מלקוחה שביקשה שעה מוזרה. הם מגיעים משלוש שניות שבהן את עונה לטלפון באמצע פן ואומרת ״בואי מחר ב-12:30״, בלי לראות מה המשפט הזה עושה למחר.

הנה מה שהוא עושה. נניח שמחר אחר הצהריים ריק לגמרי, מ-14:00 עד 19:00. זה בלוק אחד רצוף של 5 שעות. את משבצת בו תספורת של 40 דקות ב-16:00, ונשארים לך שני בלוקים: 14:00 עד 16:00, ו-16:40 עד 19:00. אף דקה לא נעלמה, אבל צבע של שעתיים וחצי כבר לא נכנס לאף אחד מהם. אותה תספורת בדיוק, אם היא נקבעת ב-14:00, משאירה רצף של 4 שעות ו-20 דקות שהצבע נכנס אליו בלי בעיה.

מכאן הכלל היחיד שצריך לזכור כשמדברים בטלפון: כשיש לך חופש לבחור, אל תציעי שעה באמצע שטח ריק. הציעי את השעה שצמודה לתור שכבר קיים. יום נבנה מהקצוות פנימה, לא מהאמצע החוצה. זה נשמע קטן, וזה ההרגל היחיד שסוגר יותר חורים מכל הגדרה ביומן.

וכדאי לדעת מתי חור בכלל ניתן למכירה. קחי את השירות הקצר ביותר שאת גובה עליו כסף, והוסיפי לו את הדקות שאת צריכה בין לקוחה ללקוחה. אם עיצוב גבות אצלך הוא 20 דקות ואת צריכה עוד 5 כדי לסדר, הסף שלך הוא 25 דקות. חור שקטן מהסף הזה לא יימכר לעולם, בשום מאמץ שיווקי, ולכן אין טעם לרדוף אחריו. המטרה היא לא שבוע בלי חורים, אלא שבוע שבו החורים גדולים מהסף.

מעבר לתור שנקבע באמצע שטח ריק, יש עוד ארבעה מקומות בשבוע שבהם חורים נולדים, ולכל אחד מהם תיקון אחר:

הפסקה היא הגדרה, לא תקווה

אם רשמת ״09:00 עד 19:30״ ובראש שלך יש הפסקת צהריים ב-14:00, מישהי תקבע 13:40. היא לא אשמה. הפסקה שלא כתובה ביומן פשוט לא קיימת בעולם.

הדרך הנכונה היא שני חלונות באותו יום: 09:00 עד 14:00, ואז 15:00 עד 19:30. שני חלונות נפרדים הופכים את השעה שביניהם לסגורה באמת. בלי זה היא נאכלת כמעט תמיד, וההפסקה הופכת לסנדוויץ׳ מול המראה.

ושווה לבדוק עוד דבר: האם ההפסקה שלך יושבת על השעה השקטה באמת. הרבה מספרות שמות הפסקה ב-13:00 מתוך הרגל, בזמן ש-13:00 הוא בדיוק כשנשים קופצות בהפסקת הצהריים מהעבודה, והשעה המתה האמיתית היא 11:00. הזיזי את ההפסקה לשעה המתה, לא לשעה שנשמעת נכונה.

שישי, ראשון וחגים: לוח השנה הישראלי בתוך היומן

יום שישי הוא לא יום מקוצר, הוא יום אחר לגמרי. בין 08:00 ל-13:30 יש ביקוש שגדול מהמקום, וכולן רוצות את אותן שעתיים בדיוק: 09:00 עד 11:00. אל תעתיקי לשישי את ההגדרות של חמישי. תני לו חלון משלו, וכשהוא מלא ממילא, שימי בו את השירותים הארוכים והיקרים ולא את התספורת של 20 דקות שאפשר לתת לה יום שלישי ב-16:00.

יום ראשון הוא יום עבודה מלא בישראל, ובכל זאת אצל הרבה עסקים הוא מוגדר חלקית, כאילו הוא זנב של סוף השבוע. אם ראשון אצלך חלש, זו סיבה לצמצם אותו בכוונה, לא להשאיר אותו מעורפל.

ולוח השנה עצמו. תשרי אוכל את ספטמבר ואוקטובר: ראש השנה, יום כיפור וסוכות. פסח אוכל שבוע שלם באביב. שני דברים חשובים כאן. הראשון, לחסום את הימים הסגורים לפני שמישהי קובעת בהם, כי לבטל תור שכבר נקבע זו תמיד שיחה לא נעימה. השני, לזכור שהימים שלפני החג הם מהעמוסים בשנה. ערב חג הוא לא יום להשאיר בו הפסקה של 45 דקות, והוא כמעט תמיד נגמר מוקדם. הגדירי לו חלון קצר משלו מראש, במקום להיאבק בו בזמן אמת.

ביום חלש תצמצמי את החלון, לא תפתחי אותו

זה נוגד את האינטואיציה ולכן כמעט אף אחד לא עושה את זה. יום שלישי חלש אצלך. את פותחת 10:00 עד 20:00 בתקווה שמישהי תיכנס. מה שקורה בפועל: אחת קובעת ל-10:15 ואחת ל-18:30. עשית 2 תורים ונשארת בעסק 10 שעות.

אותן 2 לקוחות, כשהחלון פתוח רק מ-15:00 עד 20:00, פשוט יקבעו בתוך החלון. אותה הכנסה בדיוק, 5 שעות פחות של חיים. וזה גם מעלה את הסיכוי שתיכנס שלישית, כי יומן עם 3 תורים צמודים מרגיש ונראה אחרת לגמרי מיומן עם 2 תורים פזורים על עשר שעות.

אפשר תמיד להוסיף שעות אם החלון מתמלא. הרבה יותר קשה לצמצם יום שכבר מלא בתורים פזורים, כי אז את מבקשת מלקוחות להזיז את עצמן.

ההגדרות האחרונות, וההרגל שסוגר את הכל

אם יש לך דף שדרכו לקוחות קובעות בעצמן, כמה הגדרות שולטות כמעט בכל מה שקורה בו. שווה לשבת עליהן פעם אחת בשקט, ולא לגלות אותן דרך תור שנקבע במקום הלא נכון.